5F Nhà trọ – Phần mềm quản lý nhà trọ, căn hộ dịch vụ (sơ đồ phòng, điện nước, hoá đơn QR, tạm trú)

Cuối tháng đi từng phòng ghi số điện nước vào sổ, về nhà bấm máy tính từng hoá đơn, nhắn Zalo từng khách, rồi lật sổ xem ai đã chuyển khoản, ai còn nợ; hợp đồng hết hạn lúc nào, khách nào chưa khai tạm trú thì chỉ nhớ trong đầu… Mẫu này là phần mềm quản lý nhà trọ, căn hộ dịch vụ cho chủ trọ có từ 1 đến vài khu, dùng tốt trên cả máy tính lẫn điện thoại: sơ đồ phòng, hợp đồng, ghi điện nước, hoá đơn có mã QR, thu chi, khách thuê, tạm trú, sửa chữa và báo cáo.

Vì sao nên dùng mẫu này

• Sơ đồ phòng theo toà, theo tầng: phòng trống, đang thuê, đặt cọc giữ chỗ, phòng còn nợ nhìn là thấy.
• Ghi điện nước trên điện thoại, phần mềm tự tính tiền và lập hoá đơn cho cả toà.
• Hoá đơn có mã QR chuyển khoản, gửi phiếu báo cho khách qua Zalo; ghi nhận thanh toán là công nợ tự trừ.
• Trang Tổng quan gom sẵn việc cần làm: hoá đơn quá hạn, phòng chưa ghi số, hợp đồng sắp hết hạn, phiếu sửa chữa quá hẹn, khách sắp hết tạm trú, phòng đang trống.

Chức năng & tác dụng

Vận hành

• Tổng quan — tỷ lệ lấp đầy, tiền phòng tháng này và phần đã thu, khách còn nợ, thu – chi tháng; nút nhanh ghi điện nước, lập hoá đơn, thêm khách, tạo hợp đồng; danh sách việc cần làm.
• Phòng trọ — xem dạng sơ đồ hoặc danh sách; mã phòng, toà, tầng, diện tích, giá thuê, trạng thái.
• Hợp đồng thuê — ngày bắt đầu / kết thúc, số ngày còn lại, giá thuê, tiền cọc, trạng thái; lọc hợp đồng sắp hết hạn; in hợp đồng; trả phòng / thanh lý 4 bước (chọn hợp đồng & ngày trả → chốt chỉ số → quyết toán → hoàn tất).
• Ghi chỉ số — chỉ số cũ / mới, tiêu thụ, thành tiền từng phòng; ghi hàng loạt cho cả toà.
• Hoá đơn — theo kỳ: phải thu, đã thu, còn nợ; chi tiết từng dòng (tiền nhà, điện, nước, internet, rác…); gửi phiếu báo, ghi nhận thanh toán, in hoá đơn; lập hoá đơn hàng loạt.
• Thu chi — phiếu thu, phiếu chi, số dư tiền mặt và ngân hàng, cọc đang giữ; cọc – hoàn cọc.

Khách thuê & tài sản

• Khách thuê — họ tên, SĐT, CCCD, phòng đang ở, xe đăng ký, vai trò trong hợp đồng; cảnh báo sắp hết hạn tạm trú / chưa khai tạm trú, xuất danh sách tạm trú.
• Quản lý xe — biển số, loại xe, ảnh, khách, trạng thái gửi.
• Sửa chữa – bảo dưỡng — phiếu sửa chữa, bảo trì định kỳ theo toà / phòng; Tài sản — điều hoà, máy giặt, camera, nội thất từng phòng.

Báo cáo & hệ thống

• Báo cáo — dòng tiền, lãi / lỗ, tỷ lệ lấp đầy theo toà, công nợ theo tuổi nợ, doanh thu dịch vụ, sổ phụ công nợ; xuất báo cáo.
• Thiết lập — toà nhà, thiết lập phòng, danh mục dịch vụ (đơn giá điện, nước…), danh mục chi phí, nhân viên, chức vụ, phân quyền, thông tin công ty.
• Tìm nhanh (⌘K) theo phòng, khách, mã hợp đồng; tìm không dấu; trên điện thoại có thanh điều hướng dưới đáy.

Điểm cộng

• Làm cho chủ trọ dùng điện thoại là chính: ghi số, xem sơ đồ, gửi hoá đơn đều bấm được bằng một tay.
• Gõ tiền nhanh kiểu «3tr5», ngày dd/mm/yyyy, số tiền tự đọc thành chữ trên hoá đơn in.
• Dùng được cho nhà trọ, chung cư mini, căn hộ dịch vụ, ký túc xá nhiều toà.

Thử trong 3 phút

1. Bấm «Trải nghiệm ngay» — tài khoản demo đã điền sẵn, bấm Đăng nhập.
2. Xem Tổng quan, mở Phòng trọ và chuyển sang Sơ đồ.
3. Vào Ghi chỉ số rồi Hoá đơn, mở một hoá đơn để xem chi tiết điện nước và nút gửi phiếu báo.
4. Mở Báo cáo xem dòng tiền, lấp đầy, công nợ. Thử trên điện thoại để thấy giao diện thu gọn.

Cần biết trước khi mua

• Bản trải nghiệm chạy dữ liệu mẫu (9 toà, vài chục phòng, khách và hoá đơn đều là ví dụ); thao tác chỉ lưu trên trình duyệt.
• Bản demo giả lập khách chuyển khoản; bản chính thức nối cổng đối soát chuyển khoản (SePay / PayOS) để tự gạch nợ.
• Chạy thật cần cơ sở dữ liệu, tài khoản nhân viên và tên miền riêng — gói triển khai trọn gói 5F làm phần này.

Phù hợp với ai

Phù hợp: chủ nhà trọ, chung cư mini, căn hộ dịch vụ từ 10 đến khoảng 200 phòng; người quản lý thuê vận hành nhiều toà.
Chưa phù hợp: khách sạn, homestay cho thuê theo đêm — cần phần mềm đặt phòng theo ngày.