5F ERP – Phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể: 10 phân hệ, hơn 120 chức năng

Mỗi phòng một phần mềm: chấm công một nơi, bán hàng một nơi, kho một file Excel, kế toán một phần mềm khác, giao việc qua Zalo… Đến lúc giám đốc cần một con số tổng thì phải đi hỏi từng phòng. 5F ERP là bộ khung quản trị dùng chung cho cả công ty: 10 phân hệ, hơn 120 chức năng, chung một danh sách nhân viên, phòng ban, chi nhánh và một bộ phân quyền.

Vì sao doanh nghiệp nên dùng

• Một tài khoản, một giao diện cho mọi phòng ban — nhân viên không phải nhớ năm bảy phần mềm.
• Dữ liệu nối với nhau: đề xuất vật tư sang đơn đặt hàng rồi nhập kho, cơ hội bán hàng sang báo giá rồi đơn hàng và hợp đồng, đề xuất chi phí sang phiếu chi.
• Phân quyền theo phòng ban, chức vụ — mỗi người chỉ thấy phần việc của mình.
• Không phải mua cả gói lớn ngay: bắt đầu từ vài phân hệ đang cần nhất, mở rộng dần trên cùng một nền.

Các phân hệ & chức năng

Hành chính

• Công lương — chấm công, tổng hợp chấm công, phiếu hành chính, chấm điểm KPI, bảng lương, điểm cộng trừ, thiết lập công lương, hòm thư góp ý.
• Tài liệu — danh sách tài liệu nội bộ, văn bản đến – đi, lưu trữ và mượn trả hồ sơ, quy trình và mẫu văn bản.
• Công việc — dự án, công việc của tôi, công việc tôi quản lý, báo cáo theo dự án / phòng ban / người, cảnh báo đến hạn và mẫu công việc.
• Tài sản — danh sách tài sản, cấp phát / thu hồi, bảo trì – sửa chữa, kiểm kê, khấu hao, nơi quản lý.
• Quản lý xe — danh sách xe, lịch sử dụng xe, lịch bảo dưỡng, chi phí xăng dầu, báo cáo xe, quản lý lái xe.

Nhân sự

• Tuyển dụng — đề xuất tuyển dụng, ứng viên, lịch phỏng vấn, thư gửi ứng viên, hợp đồng lao động, đánh giá thử việc, báo cáo tuyển dụng.
• Cuộc họp — phòng họp và lịch đặt phòng, cuộc họp và thư mời, biên bản họp, báo cáo cuộc họp.
• Đào tạo — kế hoạch đào tạo theo năm / quý, khoá đào tạo, đăng ký tham gia, báo cáo hiệu quả đào tạo.

Kinh doanh

• CRM & khách hàng — danh sách khách hàng, người liên hệ, bản đồ khách hàng để lên lịch tuyến thăm, lịch chăm sóc.
• Bán hàng & đơn hàng — cơ hội bán hàng theo pipeline (lead → báo giá → thương thảo → chốt), báo giá có phê duyệt, đơn hàng liên kết xuất kho, hợp đồng và theo dõi thanh toán.
• Báo cáo — doanh số theo thời gian, nhân viên, khách hàng, sản phẩm; công nợ, nợ quá hạn, tuổi nợ.

Marketing

• Chiến dịch — mục tiêu, thời gian, ngân sách; tài liệu và brief; chi phí có phê duyệt; giao việc theo chiến dịch; KPI; báo cáo hiệu quả, tỷ lệ mở / click, chuyển đổi.
• Tài khoản & thư viện — quản trị tài khoản marketing và lịch sử cấp phát / thu hồi quyền; thư viện hình ảnh, tài liệu, mẫu, video dùng chung.

Tài chính

• Đề xuất chi phí có phê duyệt, kế hoạch chi phí theo kỳ / phòng ban / dự án, danh mục tài chính, tài khoản ngân hàng và quỹ, phiếu thu – phiếu chi, báo cáo tài chính (kết quả kinh doanh, cân đối kế toán, lưu chuyển tiền tệ).

Mua hàng

• Phiếu đề xuất vật tư, đơn đặt hàng (PO) gửi đối tác, thanh toán và đối soát với đối tác, báo cáo đề xuất; danh sách nhà cung cấp, người liên hệ và đánh giá nhà cung cấp theo tiêu chí.

Sản xuất

• Thiết lập — định mức nguyên vật liệu (BOM) kèm tỉ lệ hao hụt, quy trình công đoạn (routing), năng lực máy và tổ đội.
• Kế hoạch — lệnh sản xuất từ đơn hàng hoặc kế hoạch dự trữ, tự tính nhu cầu nguyên vật liệu (MRP), lịch trình sản xuất dạng Gantt.
• Kiểm soát — kiểm tra chất lượng từng công đoạn, nhật ký sản lượng theo ca, hiệu suất máy (OEE), giá thành (nguyên vật liệu + nhân công + khấu hao).

Kho vận

• Phiếu nhập – xuất – chuyển kho, phiếu đề xuất vật tư, kiểm kê và điều chỉnh tồn, tồn kho theo sản phẩm / nơi lưu, báo cáo nhập xuất tồn theo kỳ, danh mục hàng hoá, kho, đối tác.

Điều hành

• Sứ mệnh – tầm nhìn – giá trị cốt lõi, chỉ tiêu quy mô và thị phần, phân tích đối thủ, SWOT theo kỳ, chiến lược và hành động cốt lõi, tiêu chí KPI theo phòng ban / cá nhân, theo dõi và đánh giá theo kỳ.

Hệ thống

• Phòng ban, cấp bậc (thang lương), chức vụ, chức năng nhiệm vụ, nhân viên, thông tin công ty, chi nhánh, phân quyền theo vai trò, sao lưu – khôi phục dữ liệu, quản lý thiết bị đăng nhập.
• Mỗi phân hệ có ô tìm chức năng, đánh dấu chức năng hay dùng.

Điểm cộng

• Phủ gần như mọi phòng ban của một doanh nghiệp vừa và nhỏ trên cùng một nền.
• Cùng giao diện và cách dùng với các mẫu chuyên sâu của 5F (tài chính thu chi, tuyển dụng, quản lý 5S, phòng tập…) — dùng quen một mẫu là dùng được cả hệ thống.
• Chạy trên trình duyệt máy tính và điện thoại, không cài đặt.

Thử trong 3 phút

1. Bấm «Trải nghiệm ngay» — tài khoản demo đã điền sẵn, bấm «Đăng nhập».
2. Ở trang chủ, mở lần lượt Hành chính, Kinh doanh, Sản xuất để xem các nhóm chức năng.
3. Dùng ô «Tìm module theo tên hoặc mô tả» để tìm nhanh, bấm ngôi sao để đánh dấu chức năng hay dùng.
4. Mở Hệ thống → Phân quyền để xem cách chia quyền theo vai trò.

Cần biết trước khi mua

• Đây là bộ khung ERP dùng chung; mức hoàn thiện mỗi chức năng khác nhau, và một số phân hệ (như Vận hành) mới là khung chờ dựng theo nghiệp vụ.
• Thực tế nên bắt đầu từ 2–3 phân hệ cần nhất; 5F khảo sát quy trình rồi hoàn thiện đúng phần bạn dùng.
• Tài khoản demo dùng chung nên đừng nhập dữ liệu thật. Chạy thật cần cơ sở dữ liệu trên máy chủ — gói triển khai trọn gói 5F làm phần này.

Phù hợp với ai

Phù hợp: doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhiều phòng ban (sản xuất, thương mại, dịch vụ) muốn gom dần các phần mềm rời rạc về một hệ thống chung, có phân quyền.
Chưa phù hợp: nếu bạn chỉ cần quản lý một việc nhỏ (chỉ bán hàng, chỉ chấm công) — chọn mẫu chuyên sâu của 5F sẽ gọn hơn.