Quản lý dòng tiền & thu chi (Google Sheet)

Tiền bán hàng vào tài khoản này, tiền nhập hàng trả bằng tài khoản kia, lương rút tiền mặt… Cuối tháng mở app ngân hàng ra cộng trừ mà vẫn không trả lời được câu đơn giản nhất: tháng này lãi hay lỗ, tiền đi đâu? File Quản lý dòng tiền & thu chi là sổ thu chi miễn phí trên Google Sheet: mỗi khoản tiền ghi một dòng, mọi con số còn lại file tự tính.

Vì sao nên dùng file này

• Biết ngay tiền đang có ở từng quỹ (tiền mặt, từng tài khoản ngân hàng) mà không cần mở app ngân hàng.
• So sánh cùng kỳ: đang giữa tháng thì so với cùng số ngày của tháng trước, không so nửa tháng với cả tháng nên không báo tụt giả.
• Thấy khoản chi nào đang tăng mạnh (tô đỏ khi tăng trên 15%) để cắt kịp, thay vì cuối năm mới biết.
• Rút tiền, nộp tiền giữa các quỹ ghi là «Chuyển quỹ» — không bị tính nhầm thành thu hay chi.

Chức năng & tác dụng (3 sheet)

• Dashboard — tổng thu, tổng chi, thu – chi và tiền đang có; so với kỳ trước bằng mũi tên ▲▼; số dư và tỉ trọng từng quỹ; chi theo khoản mục so cùng kỳ; biểu đồ thu – chi 6 tháng; biểu đồ cơ cấu chi; 5 khoản chi lớn nhất trong tháng. Ô «Chọn tháng» để xem lại tháng cũ, để trống là tháng mới nhất.
• Sổ thu chi — mỗi dòng một khoản: ngày, loại (Thu / Chi / Chuyển quỹ), số tiền, khoản mục, quỹ, nội dung, đối tượng. Loại, khoản mục, quỹ chọn từ danh sách; dòng Thu tô xanh, Chi tô đỏ; quên khoản mục hay quỹ nhận thì ô tô đỏ nhắc. Cột Tháng tự điền.
• Danh mục — danh sách quỹ kèm số dư ban đầu (số dư hiện tại tự cộng trừ theo sổ) và danh sách khoản mục thu, chi chia nhóm cố định / biến đổi. Sửa ở đây là mọi ô chọn trong file đổi theo.

Điểm cộng

• Chỉ dùng công thức, không macro, không Apps Script — tạo bản sao là chạy, chia sẻ cho kế toán hay người nhà đều an toàn.
• Dòng mới tự được tính; xoá hết dữ liệu mẫu file vẫn chạy, Dashboard về 0 sạch, không báo lỗi.
• Cột công thức tô xám và có cảnh báo khi lỡ tay sửa.
• Nhập được trên app Google Sheets điện thoại: cột hay nhập nằm bên trái.

Thử trong 3 phút

• Bấm «Trải nghiệm ngay» để mở file ở chế độ xem (có sẵn dữ liệu mẫu 4 tháng của một cửa hàng).
• Xem Dashboard: tháng 10 đang chi nhiều hơn thu, khoản Vận chuyển và Thuế phí tăng mạnh so với cùng kỳ.
• Mở sheet Sổ thu chi để thấy cách ghi một khoản thu, một khoản chi và một lần nộp tiền mặt vào tài khoản.

Cách bắt đầu dùng

• Bấm «Tải miễn phí» → Google mở hộp Tạo bản sao → bấm «Tạo bản sao», file về Drive của bạn.
• Ở sheet Danh mục: sửa tên quỹ và nhập số dư ban đầu (số tiền đang có ở mỗi quỹ vào ngày bắt đầu ghi); thêm, bớt khoản mục cho đúng việc kinh doanh của bạn.
• Ở sheet Sổ thu chi: chọn các dòng dữ liệu mẫu (từ dòng 2) và xoá, rồi bắt đầu ghi.

Phù hợp với ai

• Chủ cửa hàng, hộ kinh doanh, công ty nhỏ chưa có kế toán chuyên trách.
• Người làm dịch vụ, freelancer muốn tách bạch tiền công việc với tiền cá nhân.
• Ai đang ghi thu chi bằng sổ tay hoặc ghi chú điện thoại và muốn có báo cáo tự động.

Cần nhiều người cùng nhập, có đề xuất – duyệt chi và phân quyền theo người? Xem bản phần mềm Quản lý tài chính – thu chi, đề xuất & duyệt chi.