5F-00013- Phần mềm quản lý tài chính – thu chi, đề xuất & duyệt chi

Nhân viên xin chi bằng tin nhắn Zalo, sếp duyệt miệng, kế toán ghi sổ quỹ bằng Excel, tạm ứng xong không ai nhắc quyết toán, cuối tháng muốn biết tiền còn bao nhiêu ở từng tài khoản thì phải đối chiếu cả buổi… 5F Tài chính đưa toàn bộ dòng tiền nội bộ vào một phần mềm: đề xuất → duyệt theo ngưỡng tiền → lập phiếu chi → sổ quỹ và báo cáo tự cập nhật.

Vì sao doanh nghiệp nên dùng phần mềm này

• Mọi khoản chi đều có phiếu đề xuất, có người duyệt và lý do — khoản lớn tự cần nhiều cấp duyệt hơn theo ngưỡng tiền bạn đặt.
• Biết ngay khoản chi nào vượt kế hoạch ngân sách của phòng ban, kèm lý do vượt.
• Tồn quỹ từng tài khoản (tiền mặt, từng ngân hàng) luôn đúng tới phiếu cuối cùng — không cần chờ kế toán tổng hợp.
• Tạm ứng được theo dõi tới khi quyết toán xong — không còn khoản tạm ứng «treo» nhiều tháng.
• Mỗi người mở phần mềm là thấy việc của mình: phiếu chờ mình duyệt, phiếu mình trình đang chờ, phiếu bị từ chối cần sửa.

Chức năng & tác dụng

Tổng quan

• Việc của tôi — Chờ tôi duyệt · Tôi trình đang chờ · Bị từ chối cần sửa · Tạm ứng chưa quyết toán, cùng các nút tạo nhanh đề xuất chi phí, phiếu thu, phiếu chi, tạm ứng.
• Chỉ số tài chính — tồn quỹ (tổng mọi tài khoản), thu – chi – chênh lệch tháng này, số phiếu trong tháng, chi bình quân mỗi ngày, chi tháng này so với kế hoạch (%), tạm ứng chưa quyết toán.
• Biểu đồ — thu / chi 6 tháng gần nhất và dòng tiền ròng (chênh lệch, luỹ kế) — thấy xu hướng tiền vào ra trong nháy mắt.

Đề xuất & kế hoạch

• Đề xuất chi phí — người đề xuất, phòng ban, tiêu đề, lý do, ngày cần chi, các dòng khoản mục, tổng tiền, tài khoản đề nghị chi, đối tượng thụ hưởng; tự đánh dấu vượt kế hoạch và bắt ghi lý do; số bậc duyệt theo ngưỡng tiền; in phiếu đề xuất — xin chi có quy trình, có dấu vết.
• Kế hoạch chi phí — ngân sách cả năm theo khoản mục, cho từng phòng ban hoặc toàn công ty; trạng thái Nháp / Chờ duyệt / Đã duyệt — làm căn cứ kiểm soát chi.
• Thu chi — phiếu thu, phiếu chi và phiếu luân chuyển giữa các tài khoản (ví dụ nộp tiền mặt vào ngân hàng); mỗi phiếu có tài khoản, khoản mục, phiếu chi gắn với đề xuất chi phí gốc.
• Tạm ứng / hoàn ứng — tạm ứng cho nhân viên theo phòng ban, lý do, số tiền, tài khoản chi; theo dõi trạng thái quyết toán; tab Thống kê.

Danh mục

• Danh mục tài chính — khoản mục thu và chi hai cấp (ví dụ Chi phí văn phòng → Tiền điện, Tiền nước, Văn phòng phẩm); khoản mục không dùng nữa thì chuyển Ngừng, dữ liệu cũ vẫn giữ.
• Tài khoản — quỹ tiền mặt và các tài khoản ngân hàng (ngân hàng, số tài khoản, chủ tài khoản, chi nhánh), tồn đầu từng tài khoản.
• Đối tượng thu chi — nhà cung cấp, khách hàng và nhân viên — chọn nhanh khi lập phiếu.
• Ngưỡng duyệt — đặt mức tiền nào cần mấy cấp duyệt — khoản nhỏ duyệt nhanh, khoản lớn phải qua lãnh đạo.

Báo cáo

• Báo cáo tài khoản — tồn đầu kỳ, thu trong kỳ, chi trong kỳ, tồn cuối kỳ theo từng tài khoản; sổ chi tiết từng quỹ với số dư luỹ kế sau mỗi phiếu; nút In sổ quỹ.
• Báo cáo thu chi — thống kê theo khoản mục, phòng ban và so với kế hoạch.

Dùng chung & hệ thống

• Tìm kiếm, lọc nhanh theo loại phiếu / trạng thái, lưu bộ lọc hay dùng; nhập và xuất Excel.
• Bảng chi tiết mở bên phải, lật qua lại từng phiếu; sao chép phiếu để lập nhanh.
• Nhân viên, phòng ban, chức vụ, thông tin công ty, phân quyền theo vai trò, nhật ký hệ thống («ai đã làm gì, lúc nào»), sao lưu dữ liệu ra Excel.

Điểm cộng

• Đi trọn vòng tiền nội bộ: kế hoạch → đề xuất → duyệt → phiếu chi → sổ quỹ → báo cáo, phiếu nào cũng truy ngược được về đề xuất gốc.
• Duyệt nhiều cấp theo ngưỡng tiền và cảnh báo vượt kế hoạch — kiểm soát chi mà không làm chậm khoản nhỏ.
• Số hiệu phiếu tự sinh theo tháng (DX, PT, PC, PLC, TU) — dễ tra cứu, dễ đối chiếu chứng từ.
• Chạy trên trình duyệt máy tính và điện thoại — sếp duyệt chi ở đâu cũng được.

Thử trong 3 phút

1. Bấm «Trải nghiệm ngay» — tài khoản demo đã điền sẵn, bấm «Đăng nhập», rồi mở Tổng quan để xem việc chờ duyệt, tồn quỹ và biểu đồ dòng tiền.
2. Vào Tài chính → Đề xuất chi phí, bấm một phiếu để xem chi tiết, số bậc duyệt và nút in phiếu.
3. Mở Thu chi để xem phiếu thu, phiếu chi, phiếu luân chuyển và đề xuất gốc của từng phiếu chi.
4. Mở Báo cáo tài khoản để xem tồn đầu – cuối kỳ từng tài khoản và sổ quỹ chi tiết.

Cần biết trước khi mua

• Bản trải nghiệm chạy dữ liệu mẫu; tài khoản demo dùng chung nên đừng nhập dữ liệu thật.
• Đây là phần mềm quản lý thu chi và kiểm soát chi phí nội bộ — không thay phần mềm kế toán lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế.
• Khi chạy thật cần cơ sở dữ liệu trên máy chủ và tài khoản cho từng người dùng — gói triển khai trọn gói 5F làm phần này.

Phù hợp với ai

Phù hợp: doanh nghiệp nhỏ và vừa, công ty nhiều phòng ban, chuỗi cửa hàng muốn quản lý quỹ tiền mặt và tài khoản ngân hàng, duyệt chi có quy trình, theo dõi tạm ứng và ngân sách.
Chưa phù hợp: nếu bạn cần phần mềm kế toán đầy đủ (hạch toán, hoá đơn, báo cáo thuế) hoặc chỉ cần sổ thu chi cá nhân.