5F-00022- Website & phần mềm quản lý tour trekking ghép đoàn (đặt chỗ, porter, leader)

Khách hỏi lịch qua Zalo, chỗ còn bao nhiêu phải đếm tay trong file Excel, cọc chuyển khoản phải dò sao kê, porter bản địa gọi điện từng người, leader điểm danh trên giấy, đến cuối tháng không biết đoàn nào lãi đoàn nào lỗ… Mẫu này là website bán tour + phần mềm điều hành cho đơn vị tour trekking / leo núi ghép đoàn, gồm 3 phần: website cho khách đặt chỗ, trang quản trị cho chủ đơn vị – điều hành – kế toán, và màn hình điện thoại riêng cho leader và porter.

Vì sao nên dùng mẫu này

• Khách thấy ngay đoàn nào còn bao nhiêu chỗ, tự giữ chỗ 15 phút và chuyển cọc — bớt hẳn tin nhắn hỏi đi hỏi lại.
• Điều hành mở máy là thấy việc cần xử lý: cọc chờ đối chiếu, đoàn thiếu porter, lán chưa xác nhận, đoàn chưa khai báo, đoàn sắp tới hạn chốt mà chưa đủ khách.
• Porter nhận việc và xem tiền công trên điện thoại; leader điểm danh từng mốc ngay cả khi mất sóng.
• Mỗi đoàn có bảng chi phí và lãi / lỗ riêng; báo cáo tháng có tỉ lệ lấp chỗ, tỉ lệ huỷ, doanh thu theo cung.

Chức năng & tác dụng

Website cho khách

• Trang chủ — lọc theo cung đường và tháng, 6 đoàn sắp khởi hành kèm giá và số chỗ còn, so sánh các cung, chọn cung theo sức mình (mới bắt đầu / đã đi vài cung / dày dạn), đánh giá của khách, bài kinh nghiệm.
• Cung đường — độ cao đỉnh, quãng đường, độ cao phải leo, độ khó, số ngày, điểm xuất phát, lịch mùa đẹp theo từng tháng, ảnh, đánh giá.
• Lịch khởi hành — xem dạng danh sách hoặc lịch tháng; trạng thái đang mở bán / chắc chắn khởi hành / sắp đầy / hết chỗ / đã dời; nút báo khi có chỗ cho đoàn đã đầy.
• Đặt chỗ 4 bước — chọn đoàn & số người, thông tin người đi, tuỳ chọn thuê đồ, cọc bằng QR; giữ chỗ 15 phút.
• Thuê đồ (giày, gậy, áo mưa, đèn đội đầu, balo, áo lông vũ theo cỡ), tra cứu đơn, chính sách huỷ và dời ngày.

Trang quản trị

• Tổng quan — đoàn tuần này, khách đã cọc, cọc chờ đối chiếu, đoàn chưa đủ tối thiểu, lãi dự kiến tháng, danh sách việc cần xử lý, thời tiết 7 ngày tới cho từng cung.
• Lịch khởi hành — lịch tháng / tuần, kéo thẻ sang ngày khác để dời đoàn; mỗi đoàn có tab khách, điều phối, khai báo, chi phí & lãi / lỗ, nhật ký, lấp chỗ.
• Đặt chỗ, Khách hàng — thêm đơn nhận qua Zalo / điện thoại, theo dõi đã thu – còn lại, đối chiếu chuyển khoản, hoàn cọc.
• Porter, Leader & nhân sự, Đối tác — porter theo bản, cung thông thạo, đơn giá ngày, đánh giá, lịch bận, công nợ trả công; đối tác lán, xe.
• Kho đồ thuê — tồn theo cỡ, đang cho thuê, hỏng, mất; lịch cho thuê theo đoàn.
• Thu chi, Báo cáo — phiếu thu cọc, chi porter, xe, lán; báo cáo doanh thu, lãi, tỉ lệ lấp chỗ, tỉ lệ huỷ, theo cung và nguồn khách, 6 tháng gần nhất.
• Nội dung — cung đường, bài kinh nghiệm, đánh giá, thư viện ảnh, SEO.
• Hệ thống — người dùng & phân quyền (chủ đơn vị, điều hành, kế toán), cài đặt, nhật ký, thùng rác; ô tìm nhanh theo đoàn, mã đặt chỗ, khách, số điện thoại, porter.

Trên điện thoại

• Leader — đoàn được giao, điểm danh theo mốc (xuất phát, tới lán, lên đỉnh, về), lưu ý sức khoẻ từng khách, báo sự cố, ghi chi phí; dùng được khi mất sóng, có sóng thì tự gửi.
• Porter — việc mới được giao (ngày, giờ, điểm tập trung, số khách, tiền công), nhận hoặc từ chối, gọi leader, xem lịch và tiền công.

Điểm cộng

• Dựng đúng mô hình tour ghép cuối tuần: số khách tối thiểu, hạn chốt đoàn, gộp hoặc dời đoàn khi thời tiết xấu.
• Có màn hình riêng cho người ở hiện trường (leader, porter bản địa) — không chỉ phần văn phòng.
• Đổi cung đường và ảnh là dùng được cho tour leo núi, cắm trại, chèo SUP, tour trải nghiệm theo đoàn.

Thử trong 5 phút

1. Bấm «Trải nghiệm ngay», xem trang chủ, mở một cung đường và Lịch khởi hành, thử bấm Đặt chỗ.
2. Bấm Vào quản trị trên thanh trên cùng → chọn Chủ đơn vị (bản demo không cần nhập gì).
3. Xem Tổng quan, mở một đoàn trong Lịch khởi hành để xem khách, điều phối, chi phí & lãi / lỗ.
4. Mở link Leader / Porter trên điện thoại, chọn vai để xem màn điểm danh và màn nhận việc.

Cần biết trước khi mua

• Bản trải nghiệm chạy dữ liệu và giá giả định; số liệu cung đường lấy từ nguồn công khai, ảnh là ảnh minh hoạ.
• Chạy thật cần cơ sở dữ liệu, tài khoản ngân hàng nhận cọc, tài khoản cho điều hành, leader, porter và tên miền riêng — gói triển khai trọn gói 5F làm phần này.

Phù hợp với ai

Phù hợp: đơn vị tổ chức tour trekking, leo núi, săn mây theo đoàn ghép; câu lạc bộ phượt có thu phí; đơn vị tour trải nghiệm có porter, hướng dẫn viên tại địa phương.
Chưa phù hợp: đại lý bán tour du lịch đại trà nhiều tuyến, vé máy bay, khách sạn — mẫu này tập trung vào tour đi bộ theo đoàn.