5F-00020- Phần mềm quản lý trung tâm dạy thêm & ngoại ngữ (điểm danh, học phí tự gạch nợ, nhắc phí Zalo, TT29)

Sổ điểm danh một quyển, sổ thu tiền một quyển, nhóm Zalo phụ huynh một nơi; cuối tháng giáo vụ ngồi dò sao kê xem nhà nào đã chuyển, nhắn từng phụ huynh nhắc học phí, giáo viên cộng tay số buổi để tính lương, học sinh nghỉ thì hứa «cho học bù» rồi chẳng ai nhớ… Mẫu này là phần mềm quản lý trung tâm dạy thêm và trung tâm ngoại ngữ: giáo viên điểm danh trên điện thoại, buổi học tự trừ, học phí lập phiếu cho cả gia đình kèm QR, tiền về tài khoản là tự gạch nợ, phụ huynh có cổng riêng để xem con học thế nào.

Vì sao nên dùng mẫu này

• Một vòng thu học phí khép kín: lập phiếu đầu kỳ → gửi phụ huynh kèm QR → tiền về tự khớp mã phiếu và gạch nợ → phiếu quá hạn nhắc qua Zalo, nhắc lại theo lịch.
• Học bù không còn là lời hứa miệng: buổi báo nghỉ đúng hạn thành một buổi bù trong ví của học viên, có hạn dùng, xếp vào lớp cùng trình độ còn chỗ.
• Lương giáo viên ra từ chính buổi đã điểm danh — không phải ngồi đếm buổi.
• Có sẵn phần rà soát Thông tư 29 (sửa bởi Thông tư 19/2026) và Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân — điều các phần mềm quản lý trung tâm khác hầu như chưa nói tới.

Chức năng & tác dụng

Học vụ

• Tổng quan — thực thu tháng so với cùng kỳ, còn phải thu, chuyên cần, học viên đang học, biểu đồ học phí 6 tháng; khối «Cần xử lý»: phiếu quá hạn, chuyển khoản chờ xử lý, vi phạm TT29, yêu cầu dữ liệu sắp hết hạn, phiếu nhận xét chưa gửi, học viên sắp hết buổi, buổi bù sắp hết hạn. Lọc theo từng cơ sở.
• Lớp & khoá học — tách lớp dạy thêm văn hoá và lớp ngoại ngữ / kỹ năng; sĩ số, danh sách chờ khi lớp đầy, học phí theo tháng / trọn khoá / gói buổi; trong lớp có chuyên cần và điểm trung bình từng em, bảo lưu – chuyển lớp tính sẵn tiền còn lại, gửi thông báo cả lớp.
• Thời khoá biểu — lịch tuần theo cơ sở, giáo viên; huỷ buổi thì tự cấp buổi bù cho cả lớp; gán giáo viên dạy thay.
• Điểm danh — giáo viên chạm từng em: có mặt / muộn / có phép / vắng, nút «còn lại có mặt», ghi nội dung buổi, bài tập về nhà, điểm; có mã QR lớp.
• Học bù — ví buổi bù của từng học viên, hạn dùng, đã xếp / đã học / hết hạn; chính sách báo nghỉ trước mấy giờ, hạn bao nhiêu ngày đặt trong Thiết lập.
• Học viên & gia đình — một phụ huynh nhiều con, hồ sơ trường – khối – lớp chính khoá, lịch sử lớp, điểm, công nợ, sổ đồng ý của phụ huynh.

Thu tiền

• Học phí — lập phiếu theo kỳ hàng loạt, gộp một phiếu cho cả nhà, tự giảm anh chị em; tuổi nợ (quá hạn 1–7, 8–30, trên 30 ngày); phiếu có QR chuyển khoản và link tra cứu, biên lai điện tử.
• Chuyển khoản ngân hàng — tiền về khớp mã phiếu trong nội dung là tự gạch nợ; chuyển thiếu, thừa, sai nội dung thì treo lại để giáo vụ chọn phiếu ghi nhận hoặc bỏ qua.
• Nhắc phí & tin nhắn — chọn phiếu đến lượt nhắc, xem trước tin Zalo ZNS (kèm nút thanh toán QR, xem phiếu), SMS dự phòng cho phụ huynh không dùng Zalo, ước tính chi phí tin, tự nhắc lại sau mỗi N ngày; mẫu tin sửa được.
• Thu chi — phiếu chi mặt bằng, điện nước, lương, marketing; sổ quỹ, lãi / lỗ theo tháng và cơ sở, doanh thu năm.
• Lương giáo viên — theo buổi, theo giờ hoặc % học phí thực thu; buổi dạy thay tính cho người dạy thật; chốt bảng lương tháng.

Phụ huynh & tuyển sinh

• Báo cáo phụ huynh — sổ liên lạc tháng tự tổng hợp chuyên cần, số buổi có mặt, điểm trung bình, nhận xét và bài tập từng buổi; giáo viên chỉ viết lời tổng kết, gửi link phiếu hoặc in / PDF; giấy xác nhận hoàn thành khoá cho lớp ngoại ngữ.
• Tuyển sinh — khách tiềm năng từ Facebook, Zalo, TikTok, website, người quen giới thiệu theo cột Mới → Đã liên hệ → Hẹn học thử → Kiểm tra đầu vào → Đăng ký; tỉ lệ chốt, nguồn tốt nhất, báo quá hẹn gọi; chuyển thành học viên một nút. Form học thử trên trang công khai đổ thẳng vào đây.
• Cổng phụ huynh (điện thoại) — lịch học của từng con, chuyên cần, buổi bù còn lại, sổ liên lạc, học phí kèm QR và biên lai, tự báo nghỉ để được buổi bù, xem / rút đồng ý xử lý dữ liệu, gửi yêu cầu xem – sửa – xoá dữ liệu.

Quản trị

• Giáo viên — giáo viên tự do / đang dạy ở trường, bằng cấp, giáo viên nước ngoài; in Mẫu 03 báo cáo Hiệu trưởng.
• Tuân thủ TT29 & dữ liệu — điểm tuân thủ; tự phát hiện giáo viên dạy thêm có thu tiền học sinh lớp chính khoá của mình, học sinh tiểu học học thêm môn văn hoá, lớp chưa công khai trước khi tuyển sinh, giáo viên chưa nộp Mẫu 03; sinh trang công khai Mẫu 02 cho từng cơ sở (in niêm yết được); sổ đồng ý, hàng đợi yêu cầu dữ liệu có đếm hạn.
• Thiết lập — thông tin trung tâm, cơ sở, phòng, tài khoản nhận VietQR, mẫu tin, chính sách học bù, quy định theo tỉnh, phân quyền theo vai, nhật ký thao tác; ô tìm nhanh học viên, số điện thoại, lớp, mã phiếu.
• Gia sư / lớp nhỏ — màn rút gọn trên điện thoại cho một người dạy: lịch hôm nay, điểm danh, ai chưa đóng tiền, bấm «Đã thu» hoặc nhắc tất cả.

Điểm cộng

• Phân quyền đúng nghề: giáo viên chỉ thấy lớp mình, phụ huynh chỉ thấy con mình.
• Dùng tốt trên điện thoại (điểm danh, cổng phụ huynh, gia sư) lẫn máy tính; cài được như ứng dụng, có chế độ tối.
• Dựng sẵn cho nhiều cơ sở, nhiều trung tâm — mở thêm chi nhánh không phải làm lại.
• Trong app có nút «Kịch bản demo 10 phút», bấm từng bước là tự đổi vai và mở đúng màn.

Thử trong 3 phút

1. Bấm «Trải nghiệm ngay» → Dùng thử bản demo, chọn vai Chủ trung tâm (không cần mật khẩu; lần đầu chờ vài giây để tạo dữ liệu mẫu).
2. Xem Tổng quan, mở Học phí → Chuyển khoản ngân hàng, bấm Giả lập tiền về để thấy phiếu tự gạch nợ.
3. Mở Nhắc phí xem trước tin Zalo, rồi Tuân thủ TT29 → tab Công khai Mẫu 02.
4. Trên điện thoại, đổi vai sang Giáo viên để điểm danh, sang Phụ huynh để xem học phí và báo nghỉ.

Cần biết trước khi mua

• Bản trải nghiệm chạy dữ liệu mẫu ngay trên trình duyệt của bạn (thử thoải mái, có nút làm mới dữ liệu); đăng nhập là chọn vai, chưa phải đăng nhập thật.
• Tiền về từ ngân hàng (SePay / payOS), tin Zalo ZNS, SMS và hoá đơn điện tử trong bản demo là mô phỏng; gói triển khai trọn gói nối thật các phần này cùng cơ sở dữ liệu và đăng nhập bằng số điện thoại.
• Nội dung pháp lý (TT29, TT21, Luật dữ liệu cá nhân) là thông tin tham khảo, không thay tư vấn pháp lý; quy định riêng của từng tỉnh cấu hình trong Thiết lập.

Phù hợp với ai

Phù hợp: trung tâm / cơ sở dạy thêm văn hoá, trung tâm ngoại ngữ, IELTS, STEM, năng khiếu; chuỗi nhiều cơ sở; giáo viên, gia sư mở lớp nhỏ tại nhà muốn điểm danh và thu tiền trên điện thoại.
Chưa phù hợp: trường phổ thông cần sổ điểm điện tử theo chuẩn Bộ, nền tảng học trực tuyến bán khoá học video — mẫu này tập trung vào lớp học có lịch, điểm danh và thu học phí.