5F-00019- Phần mềm quản lý chuỗi spa – salon (lịch hẹn, thu ngân VietQR, liệu trình, chống thất thoát, app khách & KTV)

Chủ spa nào cũng từng gặp: kỹ thuật viên báo làm 10 tour nhưng khách chỉ nhớ 7, chai serum hết nhanh bất thường mà không biết hụt ở chi nhánh nào, két tiền cuối ca lệch vài trăm nghìn, khách mua gói 10 buổi đến buổi thứ 4 thì bặt tăm, còn mở thêm chi nhánh là ngày nào cũng phải chạy qua lại để xem. Mẫu này là phần mềm quản lý chuỗi spa – salon chạy trên máy tính và điện thoại, gom lịch hẹn, thu ngân, liệu trình, nhân sự, kho, chăm sóc khách vào một chỗ và tự soi ra chỗ đang thất thoát.

Vì sao nên dùng mẫu này

• Buổi làm chỉ được tính tour khi khách xác nhận (nhập mã 4 số hoặc ký trên máy) — hệ thống tự cảnh báo KTV có tỷ lệ buổi không xác nhận cao bất thường.
• Kho tự trừ vật tư theo định mức từng dịch vụ, chi nhánh nào dùng vượt định mức hiện ngay kèm số tiền thất thoát ước tính.
• Một màn hình xem cả chuỗi hoặc từng chi nhánh; chủ spa mở trên điện thoại vẫn đọc rõ số liệu.
• Có sẵn 3 ứng dụng cho 3 nhóm người: quản trị, khách hàng, kỹ thuật viên — cài lên màn hình điện thoại như app.

Chức năng & tác dụng

Vận hành hằng ngày

• Tổng quan — doanh thu hôm nay / tháng so với kỳ trước, lịch hẹn, công suất KTV, khách mới – quay lại, điểm đánh giá; thẻ cảnh báo chống thất thoát & chăm sóc khách (KTV khai khống tour, lệch định mức, chốt ca thiếu tiền, khách quen của một KTV giảm đột ngột, khách sắp bỏ liệu trình, hàng dưới tồn tối thiểu).
• Lịch hẹn — lịch cột theo KTV hoặc theo giường/phòng, kéo-thả đổi giờ / đổi KTV có chặn trùng, trạng thái Đặt → Xác nhận → Đã đến → Đang làm → Hoàn thành / Huỷ / Không đến; danh sách chờ để lấp lịch huỷ; trên điện thoại chuyển thành dạng danh sách.
• Lễ tân — màn hôm nay chia cột Sắp đến · Đã đến · Đang làm · Chờ thanh toán; check-in bằng mã lịch, mã khách hoặc QR; nhận khách vãng lai.
• Thu ngân — bán dịch vụ, mỹ phẩm, gói và thẻ; trừ buổi liệu trình; voucher, giảm theo hạng, tip KTV, ghi hoa hồng người tư vấn; chia nhiều phương thức (tiền mặt, VietQR đúng số tiền, thẻ, ví); trả góp; in hoá đơn K80; xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền (mô phỏng); chốt ca đếm két theo mệnh giá, tự báo khớp / thiếu / thừa.

Khách hàng

• Khách hàng 360° — hạng thành viên, tổng chi tiêu, điểm, ví trả trước, liệu trình, lịch sử, phiếu tư vấn & hồ sơ da, ảnh trước – sau có thanh trượt so sánh, đồng ý dữ liệu, tin nhắn & đánh giá; lọc nhanh VIP, khách mới, nguy cơ bỏ liệu trình, lâu chưa quay lại, sinh nhật tháng này, đang nợ.
• Lead & Telesale — lead từ Facebook, TikTok, Zalo, website, hotline; kanban kéo-thả Mới → Đã liên hệ → Hẹn tư vấn → Chốt gói; ghi cuộc gọi, hẹn gọi lại, tỷ lệ chốt theo nguồn và theo người.
• Liệu trình & thẻ — gói N buổi, thẻ trả trước (nạp X tặng Y), gói hội viên, hạn dùng, trả góp – công nợ; doanh thu chưa thực hiện; danh sách khách nguy cơ bỏ dở để gọi chăm sóc.
• Marketing & CSKH — luồng tự động: nhắc lịch trước 2 giờ, cảm ơn & hướng dẫn chăm sóc sau buổi, nhắc đặt lại, chúc mừng sinh nhật kèm voucher, kéo khách lâu chưa quay lại, liệu trình sắp hết hạn, mời đánh giá Google; gửi chiến dịch theo nhóm khách, khuyến mãi, xem trước tin Zalo như thật.

Quản trị

• Dịch vụ & bảng giá — danh mục, thời lượng, giá, vật tư mỗi lần (định mức), biên lợi nhuận, % tour KTV; dịch vụ thêm (upsell); giá giờ thấp điểm; cờ dịch vụ xâm lấn cần giấy phép y tế (tự ẩn khỏi đặt lịch online ở chi nhánh chưa có giấy phép).
• Nhân sự & hoa hồng — KPI doanh số từng KTV, số tour, tỷ lệ buổi chưa có khách xác nhận, tỷ lệ khách đặt lại, công suất, điểm đánh giá; hoa hồng tour + tư vấn; bảng lương = lương cứng + hoa hồng + tip + thưởng KPI; lịch ca.
• Kho & vật tư — tồn theo chi nhánh, số ngày đủ dùng, đề xuất đặt; lệch định mức; chuyển kho giữa chi nhánh, đặt hàng nhà cung cấp, thẻ kho.
• Thu chi — sổ quỹ, phiếu thu/chi, thu theo phương thức, chi theo hạng mục, lãi lỗ 3 tháng ước tính.
• Báo cáo — doanh thu theo ngày, danh mục, dịch vụ, KTV, phương thức, nguồn đặt lịch, chi nhánh; tỷ lệ đặt lại, không đến, huỷ lịch; xuất Excel.
• Tuân thủ & thuế — tỷ lệ khách đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân, yêu cầu sao chép / sửa / xoá dữ liệu có đếm hạn, nhật ký truy cập dữ liệu nhạy cảm; thuế hộ kinh doanh theo quý và hoá đơn điện tử (tham số chỉnh trong Cài đặt).
• Cài đặt — đổi tên, khẩu hiệu, màu chủ đạo là toàn bộ web, app khách đổi theo; chi nhánh, đặt lịch & cọc, phân quyền theo vai trò và chi nhánh, chế độ 1 cơ sở cho spa nhỏ.

Ba ứng dụng bên ngoài

• Website & đặt lịch online — trang giới thiệu, bảng giá, đội ngũ, chi nhánh; đặt lịch 5 bước: chi nhánh → dịch vụ (gợi ý dịch vụ thêm) → KTV → giờ trống (giờ thấp điểm hiện giá giảm) → xác nhận, có cọc VietQR; khung chat đặt lịch hiểu câu như «mai 3h chiều massage đá nóng».
• App khách hàng — thẻ thành viên & mã check-in, điểm, ví, voucher, liệu trình còn bao nhiêu buổi, xác nhận buổi làm, đặt / huỷ lịch, ảnh trước – sau, đánh giá.
• App kỹ thuật viên — lịch hôm nay, bắt đầu / hoàn thành buổi, cho khách xác nhận bằng mã hoặc chữ ký, ghi chú da và chụp ảnh trước – sau vào hồ sơ khách, hoa hồng & KPI tháng; số điện thoại khách bị che để KTV không kéo khách ra ngoài.

Điểm cộng

• Xoay quanh đúng nỗi đau chủ spa Việt: thất thoát vật tư, khai khống tour, lệch két, khách bỏ liệu trình, nhân viên kéo khách.
• Dữ liệu mẫu «như thật» và có sẵn tình huống để thấy cảnh báo hoạt động ngay khi mở.
• Trợ lý số liệu cho chủ spa: hỏi nhanh doanh thu, KTV, khách hàng, kho (bản demo là trợ lý mô phỏng đọc thẳng dữ liệu, chưa gọi AI).
• Giao diện xanh mint, có chế độ tối, chữ tiếng Việt chuẩn; dùng được khi mất mạng.

Thử trong 3 phút

1. Bấm «Trải nghiệm ngay», vào trang Trải nghiệm demo và chọn Chủ chuỗi — không cần mật khẩu. Xem khối Cảnh báo chống thất thoát ở Tổng quan.
2. Mở Nhân sự & hoa hồng xem KTV bị đánh dấu ⚠, rồi Kho & vật tư → Lệch định mức.
3. Quay lại trang demo, chọn Lễ tân – Thu ngân Q1: check-in khách ở màn Lễ tân, sang Thu ngân thêm mỹ phẩm và bấm VietQR để thấy mã chuyển khoản đúng số tiền.
4. Mở trên điện thoại, chọn App kỹ thuật viên hoặc một khách hàng mẫu để xem hai app còn lại.

Cần biết trước khi mua

• Bản trải nghiệm chạy dữ liệu mẫu (3 chi nhánh, 800 khách, 90 ngày) ngay trong trình duyệt của bạn; mọi thao tác chỉ lưu trên máy đó, bấm «Khôi phục dữ liệu demo» để làm lại.
• Ở bản demo, gửi Zalo ZNS / SMS, xác nhận tiền về VietQR, hoá đơn điện tử và trợ lý AI là mô phỏng (có giao diện, lưu đúng cấu trúc); bản chạy thật nối cơ sở dữ liệu, đăng nhập thật và các dịch vụ này khi bạn đã đăng ký.
• Thuế suất, ngưỡng doanh thu trong phần Tuân thủ & thuế là tham số minh hoạ — cần đối chiếu với kế toán / cơ quan thuế trước khi dùng.

Phù hợp với ai

Phù hợp: chuỗi spa, thẩm mỹ, salon tóc – nail – mi có từ 1 đến nhiều chi nhánh, bán gói liệu trình và trả hoa hồng KTV; chủ spa muốn quản từ xa bằng điện thoại.
Chưa phù hợp: tiệm nhỏ chỉ cần sổ ghi lịch hẹn đơn giản, chưa bán gói liệu trình và chưa có nhân viên hưởng hoa hồng.