5F-00016- Phần mềm quản lý phòng tập & PT – học viên, buổi tập, hoa hồng HLV

Lịch PT ghi trong sổ, điểm danh bằng tin nhắn, học viên còn mấy buổi phải lật hợp đồng giấy, khách hỏi giá rồi không ai gọi lại, cuối tháng ngồi đếm buổi để tính lương cho từng HLV… 5F PT gom việc của một phòng tập vào một phần mềm: khách quan tâm → tập thử → ký gói → lịch dạy và điểm danh trừ buổi → thu tiền → hoa hồng HLV → báo cáo lợi nhuận.

Vì sao phòng tập nên dùng phần mềm này

• Khách để lại số qua Facebook, TikTok, Zalo hay tự đến quầy đều vào một phễu, có ngày hẹn gọi lại — không để rơi khách đang hỏi giá.
• Mỗi buổi điểm danh là trừ đúng vào hợp đồng của học viên — học viên còn mấy buổi, hết hạn khi nào, nợ bao nhiêu đều thấy ngay.
• Hoa hồng HLV tự tính theo buổi dạy và bậc doanh số — hết cảnh cuối tháng ngồi đếm buổi bằng tay.
• Biết thật sự lời bao nhiêu: doanh thu đã thu trừ chi phí vận hành và hoa hồng, không phải nhìn giá trị hợp đồng rồi tưởng mình lãi.
• Nhắn Zalo nhắc buổi tập, gia hạn, công nợ, sinh nhật bằng mẫu soạn sẵn — học viên được chăm đều tay dù lễ tân thay người.

Chức năng & tác dụng

Tổng quan

• Cần làm hôm nay — buổi chưa điểm danh, khách đến hẹn liên hệ (kèm trễ mấy ngày), hợp đồng sắp hết buổi / hết hạn, nợ quá hạn; mỗi dòng bấm vào là mở đúng hồ sơ.
• Nút nhanh — Điểm danh, Thu tiền, Thêm học viên, Thêm lead; cùng lịch dạy hôm nay xem theo ngày hoặc tuần.

Khách hàng

• Người quan tâm — phễu Kanban Mới → Đã liên hệ → Đã tư vấn → Tập thử → Chốt; ghi nguồn (form đăng ký, Zalo, Facebook, TikTok, giới thiệu, tự đến), ghi chú, ngày hẹn liên hệ, nút đánh dấu nhanh Đã gọi / Đã nhắn / Không nghe.
• Học viên — hồ sơ, liên hệ, nguồn, HLV phụ trách, trạng thái Đang tập / Tạm nghỉ / Đã nghỉ; chiều cao, cân nặng ban đầu và mục tiêu; tiền sử sức khoẻ, người liên hệ khẩn cấp, đồng ý cho dùng ảnh.
• Đăng ký gói — hợp đồng theo gói: số buổi, buổi tặng, ngày bắt đầu – kết thúc, công nợ; bảo lưu, tặng buổi, gia hạn nối từ hợp đồng cũ, nút nhắn nhắc gia hạn theo mẫu.

Hằng ngày

• Buổi tập — lịch dạy cá nhân 1-1 và lớp nhóm theo HLV, xem dạng bảng, thẻ hoặc lịch; trạng thái Đã hẹn / Đã đổi lịch / HLV huỷ / Đã kết thúc; điểm danh từng người và trừ buổi vào đúng hợp đồng.
• Thanh toán — phiếu thu, công nợ từng hợp đồng, mã QR chuyển khoản để học viên quét trả.
• Chỉ số cơ thể — cân nặng, tỉ lệ mỡ, số đo theo từng mốc — học viên thấy mình tiến bộ, dễ gia hạn.

Danh mục

• Gói dịch vụ — bảng giá gói tập: số buổi, thời hạn, chính sách vắng và bảo lưu.
• Mẫu tin nhắn — nội dung Zalo điền sẵn cho từng tình huống (nhắc buổi tập, chúc sinh nhật, nhắc gia hạn, nhắc công nợ, hỏi thăm học viên nghỉ lâu), tự thay tên, ngày giờ, số buổi còn lại, số tiền.
• Ca làm HLV — khung giờ dạy và ngày nghỉ của từng huấn luyện viên.

Vận hành, lương & báo cáo

• Chi phí vận hành — thuê sân, dụng cụ, quảng cáo… làm căn cứ tính lợi nhuận.
• Bậc hoa hồng & Bảng hoa hồng — đơn giá mỗi buổi dạy cộng bậc phần trăm theo doanh số; ra tiền công từng HLV mỗi tháng.
• Hiệu quả tháng — doanh thu đã thu, chi phí, hoa hồng HLV, lợi nhuận, số buổi và số giờ dạy, doanh thu mỗi giờ, hợp đồng mới, tỉ lệ gia hạn; so với tháng trước; biểu đồ 6 tháng; in và xuất báo cáo.

Hệ thống

• Nhân viên, nhiều cơ sở, vai trò và phân quyền chi tiết theo từng chức năng, nhật ký hệ thống, sao lưu dữ liệu ra Excel.
• Mọi danh sách có tìm kiếm, lọc nhanh, lưu bộ lọc, nhập / xuất Excel; bảng chi tiết mở bên phải kèm nhật ký thay đổi, trao đổi, tệp kèm.

Điểm cộng

• Đi trọn vòng khách của phòng tập trong 14 chức năng: từ lúc để lại số tới lúc gia hạn gói.
• Doanh thu tính theo tiền đã thu, có trừ chi phí và hoa hồng — con số lợi nhuận sát thực tế.
• Màn Tổng quan nói đúng việc hôm nay phải làm — lễ tân mới vào ca là biết gọi ai, điểm danh buổi nào, thu tiền ai.
• Chạy trên trình duyệt điện thoại — HLV điểm danh ngay tại sàn tập.

Thử trong 3 phút

1. Bấm «Trải nghiệm ngay» — tài khoản demo đã điền sẵn, bấm «Đăng nhập», rồi mở Tổng quan xem việc cần làm hôm nay.
2. Vào Huấn luyện → Người quan tâm (chế độ Kanban) để xem phễu khách.
3. Mở Buổi tập, bấm một buổi để xem điểm danh và trừ buổi; sau đó mở Đăng ký gói xem hợp đồng tương ứng.
4. Mở Hiệu quả tháng để xem doanh thu, hoa hồng HLV và lợi nhuận.

Cần biết trước khi mua

• Bản trải nghiệm chạy dữ liệu mẫu; tài khoản demo dùng chung nên đừng nhập thông tin thật của học viên.
• Khi chạy thật cần cơ sở dữ liệu trên máy chủ và tài khoản cho từng người dùng — gói triển khai trọn gói 5F làm phần này.

Phù hợp với ai

Phù hợp: phòng gym có dịch vụ PT, studio yoga – pilates, PT tự do có vài học viên trở lên, trung tâm võ – bơi – dance bán gói theo buổi, chuỗi nhiều cơ sở cần tính hoa hồng HLV.
Chưa phù hợp: phòng gym cần quẹt thẻ ra vào cửa tự động — mẫu này chưa có phần nối máy quẹt thẻ.