5F-00015- Phần mềm quản lý tuyển dụng – từ đề xuất đến onboarding

Phòng ban xin người qua tin nhắn, CV nằm rải rác trong email và Zalo, lịch phỏng vấn ghi trên lịch cá nhân của từng người, phiếu chấm giấy mỗi người một kiểu, thư mời gửi rồi không ai nhớ hạn trả lời… 5F Tuyển dụng gom cả vòng tuyển vào một phần mềm: kế hoạch → đề xuất → đợt tuyển → ứng viên → phỏng vấn → thư mời → onboarding → hợp đồng → đánh giá thử việc.

Vì sao doanh nghiệp nên dùng phần mềm này

• Phòng ban xin tuyển có phiếu đề xuất, duyệt theo bậc và bám kế hoạch headcount — tuyển đúng người cần, không tuyển theo cảm hứng.
• Mọi hồ sơ nằm một kho, ai đang ở vòng nào, quá hạn xử lý bao lâu đều thấy ngay — không còn ứng viên bị «bỏ quên».
• Hội đồng chấm phỏng vấn theo cùng bộ tiêu chí, có điểm trung bình và nhận xét — chọn người có căn cứ.
• Thư mời, hợp đồng, thử việc đều có hạn và được nhắc — không lỡ ứng viên tốt, không quên hợp đồng sắp hết hạn.
• Biết kênh nào ra người, tuyển một người tốn bao lâu và bao nhiêu tiền — để lần sau chi đúng chỗ.

Chức năng & tác dụng

Tổng quan

• Việc cần làm hôm nay — phỏng vấn hôm nay, offer quá hạn phản hồi, hồ sơ quá hạn xử lý, hợp đồng hết hạn trong 30 ngày; kèm danh sách phỏng vấn 7 ngày tới.
• Chỉ số tuyển dụng — vị trí đang tuyển, ứng viên mới trong tháng, offer chờ phản hồi, hợp đồng sắp hết hạn, thời gian tuyển (trung vị), tỉ lệ nhận offer.
• Biểu đồ — xu hướng 12 tháng và phễu chuyển đổi: hồ sơ mới → sàng lọc CV → phỏng vấn vòng 1 → vòng 2 → đề xuất offer → nhận việc — thấy ngay rớt nhiều ở khâu nào.

Kế hoạch

• Kế hoạch nhân sự — headcount dự kiến theo năm, quý và phòng ban.
• Đề xuất tuyển dụng — phòng ban đề nghị tuyển cho chức vụ nào, lý do gì, trình duyệt theo bậc.
• Đợt tuyển dụng — mở tuyển cho một chức vụ từ đề xuất đã duyệt: số cần tuyển, thời hạn, HR phụ trách, link nộp hồ sơ.

Tuyển chọn

• Ứng viên — kho hồ sơ, CV và kỹ năng; lọc theo trình độ, trạng thái.
• Lịch phỏng vấn — theo vòng, giờ, thời lượng, hội đồng, hình thức trực tiếp hay online kèm link họp.
• Đánh giá phỏng vấn — phiếu chấm theo tiêu chí của từng người trong hội đồng, điểm trung bình, kết luận Đạt / Cần cân nhắc, điểm mạnh, điểm cần cải thiện.

Nhận việc

• Thư mời nhận việc — lương cơ bản, % lương thử việc, tổng thu nhập, ngày bắt đầu, số tháng thử việc, loại hợp đồng, hạn phản hồi; phản hồi và duyệt ngay trên thư.
• Onboarding — danh sách việc cần làm khi nhân sự mới vào, tạo nhanh từ mẫu.
• Hợp đồng lao động — thử việc, xác định và không xác định thời hạn; nhắc hợp đồng sắp hết hạn.
• Đánh giá thử việc — kết luận ký chính thức, gia hạn hay chấm dứt.

Chi phí & báo cáo

• Chi phí tuyển dụng — chi phí theo kênh và vị trí, chi phí cho mỗi người tuyển được (cost-per-hire).
• Báo cáo tuyển dụng — hiệu quả từng nguồn ứng viên, theo phòng ban, phễu, thời gian và chi phí trong một màn hình.

Thiết lập & hệ thống

• Thiết lập tuyển dụng — kênh tuyển, lý do từ chối (để báo cáo vì sao hồ sơ rớt), các giai đoạn hồ sơ đi qua (cũng là các cột của bảng Kanban).
• Biểu mẫu — tiêu chí chấm dùng chung cho phỏng vấn và thử việc, ngân hàng câu hỏi phỏng vấn theo tiêu chí và độ khó, mẫu thư mời phỏng vấn / nhận việc / từ chối, mẫu onboarding.
• Nhân viên, phòng ban, chức vụ, phân quyền theo vai trò, nhật ký hệ thống, tin đã gửi (thư và tin nhắn hệ thống gửi ra ngoài kèm trạng thái), sao lưu dữ liệu ra Excel.
• Mọi danh sách có tìm kiếm, lọc nhanh, lưu bộ lọc, nhập / xuất Excel; bảng chi tiết mở bên phải, lật qua lại từng bản ghi.

Điểm cộng

• Đi trọn vòng tuyển dụng trong 14 chức năng: từ kế hoạch headcount tới đánh giá thử việc.
• Màn hình Tổng quan nhắc đúng việc đang trễ — HR mở máy là biết hôm nay phải xử lý gì.
• Biểu mẫu soạn một lần dùng mãi: tiêu chí chấm, câu hỏi phỏng vấn, mẫu thư, mẫu onboarding.
• Chạy trên trình duyệt máy tính và điện thoại — hội đồng chấm phỏng vấn ngay tại phòng họp.

Thử trong 3 phút

1. Bấm «Trải nghiệm ngay» — tài khoản demo đã điền sẵn, bấm «Đăng nhập», rồi mở Tổng quan xem việc cần làm hôm nay và phễu tuyển dụng.
2. Vào Tuyển dụng → Đề xuất tuyển dụng và Đợt tuyển dụng để thấy một nhu cầu đi từ phòng ban tới lúc mở tuyển.
3. Mở Lịch phỏng vấn rồi Đánh giá phỏng vấn để xem phiếu chấm của hội đồng.
4. Mở Thư mời nhận việc, bấm một thư để xem lương, ngày bắt đầu và trạng thái phản hồi.

Cần biết trước khi mua

• Bản trải nghiệm chạy dữ liệu mẫu; tài khoản demo dùng chung nên đừng nhập thông tin thật của ứng viên.
• Khi chạy thật cần cơ sở dữ liệu trên máy chủ, tài khoản cho từng người dùng và tài khoản email để gửi thư — gói triển khai trọn gói 5F làm phần này.
• Giai đoạn tuyển, tiêu chí chấm, mẫu thư và quy trình onboarding cần thiết lập theo doanh nghiệp của bạn.

Phù hợp với ai

Phù hợp: doanh nghiệp từ vài chục nhân sự trở lên tuyển thường xuyên, nhà máy tuyển công nhân theo đợt, chuỗi cửa hàng, công ty nhiều phòng ban cần duyệt nhu cầu tuyển và theo dõi chi phí tuyển.
Chưa phù hợp: nếu một năm bạn chỉ tuyển vài người — một bảng tính theo dõi ứng viên là đủ.