Câu hỏi tôi nhận nhiều nhất khi tư vấn quy trình nội bộ là: duyệt đề xuất chi trên điện thoại được không? Được, và đó chính là việc một phần mềm phê duyệt online sinh ra để làm: nhân viên tạo phiếu đề nghị thanh toán, tạm ứng hay mua hàng kèm ảnh chứng từ; sếp mở app trên điện thoại, xem số tiền và chứng từ rồi bấm Duyệt hoặc Từ chối ở bất cứ đâu. Khác với duyệt miệng hay duyệt qua Zalo, mỗi lần bấm nút đều được hệ thống ghi lại ai duyệt, lúc mấy giờ, duyệt nội dung phiên bản nào — đó là phần quan trọng nhất, chứ không phải cái nút bấm.
Vì sao doanh nghiệp cần phê duyệt online thay vì ký giấy và duyệt qua Zalo?
Vì ba thứ hay hỏng nhất trong quy trình duyệt giấy là: sếp không có mặt, giấy tờ thất lạc, và không ai chứng minh được ai đã đồng ý.
Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ tôi làm việc cùng, cảnh quen thuộc là thế này: kế toán in tờ đề nghị thanh toán, cầm đi tìm trưởng phòng ký, rồi để lên bàn giám đốc. Giám đốc đi công tác ba ngày, tờ phiếu nằm im ba ngày. Nhà cung cấp gọi giục, kế toán gọi điện cho sếp, sếp bảo "ừ em cứ chi đi". Đến cuối tháng kiểm tra thì không còn dấu vết nào của câu "ừ" đó.
Chuyển sang Zalo cũng không giải quyết được gốc vấn đề. Zalo rất tiện để báo tin, nhưng nó là dòng chat: ảnh chứng từ trôi lên trên, nhóm có mười người thì mười người đều thấy lương và giá mua, và khi cần đối chiếu thì phải kéo ngược tin nhắn — chưa kể tin nhắn có thể thu hồi. Phê duyệt online khác ở chỗ mỗi đề xuất là một bản ghi có trạng thái, có người chịu trách nhiệm, có thời điểm, và không ai sửa ngược được lịch sử.
Lợi ích thực tế mà chủ doanh nghiệp cảm nhận được sớm nhất thường là tốc độ: phiếu không còn nằm chờ trên bàn ai đó. Lợi ích lâu dài là kỷ luật chi tiêu — khi mọi khoản chi đều phải đi qua một luồng có cấp duyệt rõ ràng, các khoản "chi trước báo sau" tự nhiên giảm hẳn.
Những loại phê duyệt nào hay gặp nhất trong doanh nghiệp vừa và nhỏ?
Hầu hết doanh nghiệp dưới 100 người chỉ cần số hoá khoảng năm đến bảy loại phiếu là đã bao phủ gần hết nhu cầu duyệt hằng ngày.
- Đề nghị thanh toán — chi trả nhà cung cấp, tiền điện nước, chi phí vận hành. Cần đính kèm hoá đơn, hợp đồng hoặc ảnh chứng từ.
- Đề nghị tạm ứng và hoàn ứng — nhân viên đi công tác, mua vật tư gấp. Phiếu hoàn ứng phải tham chiếu ngược về phiếu tạm ứng để biết còn nợ bao nhiêu.
- Đề nghị mua hàng — bộ phận nêu nhu cầu, mua hàng lấy báo giá, sếp duyệt chọn nhà cung cấp. Đây là loại phiếu hay cần duyệt nhiều cấp nhất.
- Nghỉ phép, đi muộn, làm thêm giờ — khối lượng nhiều nhưng giá trị thấp, nên để duyệt một cấp cho nhanh.
- Báo giá gửi khách và chính sách giảm giá — sale muốn giảm quá mức cho phép thì phải xin duyệt trước khi gửi khách.
- Phiếu hành chính khác — mượn thiết bị, ra cổng, xin xe, in ấn. Ví dụ, trong app quản lý ra vào cổng, nhân viên tạo phiếu ra cổng kèm lý do, quản lý duyệt ngay trên điện thoại rồi bảo vệ mới ghi giờ ra — đúng một luồng duyệt rất gọn.
Lời khuyên của tôi: đừng số hoá cả bảy loại cùng lúc. Chọn loại phiếu gây đau nhất — thường là đề nghị thanh toán — làm cho chạy mượt một tháng, rồi mới nhân rộng. Làm ồ ạt thì nhân viên không kịp quen, và bạn cũng không kịp sửa quy trình khi phát hiện thiết kế sai.
Thiết kế luồng phê duyệt online: trạng thái, duyệt nhiều cấp theo mức tiền, uỷ quyền
Một luồng phê duyệt online tốt được quyết định bởi bốn thứ: tập trạng thái, quy tắc phân cấp, cơ chế uỷ quyền và cách xử lý từ chối. Thiết kế đúng bốn thứ này thì dùng công cụ nào cũng chạy được.
1. Định nghĩa tập trạng thái càng ít càng tốt
Tôi thường bắt đầu với năm trạng thái và chỉ thêm khi thực sự cần: Nháp → Chờ duyệt → Đã duyệt / Từ chối → Đã chi. Nếu có duyệt hai cấp thì tách Chờ duyệt cấp 1 và Chờ duyệt cấp 2. Mỗi trạng thái phải trả lời được câu hỏi: bây giờ quả bóng đang ở chân ai? Trạng thái nào không trả lời được câu đó thì bỏ đi.
2. Phân cấp theo mức tiền, đừng phân cấp theo cảm tính
Đây là quy tắc viết được thành công thức, nên máy làm thay người rất tốt. Ví dụ một công ty thương mại có thể quy định: dưới 5 triệu thì trưởng bộ phận duyệt là xong; từ 5 đến 50 triệu thì trưởng bộ phận duyệt rồi kế toán trưởng duyệt; trên 50 triệu thì thêm giám đốc. Trong AppSheet, quy tắc này viết thành một biểu thức điều kiện trên trường "Cấp duyệt tiếp theo", đại loại: IF([So tien] < 5000000, "Truong bo phan", IF([So tien] <= 50000000, "Ke toan truong", "Giam doc")). Con số ngưỡng là của doanh nghiệp bạn, không có chuẩn chung — bạn lấy chính bảng phân quyền chi tiêu hiện hành mà quy đổi.
3. Uỷ quyền khi người duyệt đi vắng
Đây là chi tiết hay bị quên nhất, và cũng là lý do nhiều hệ thống phê duyệt online bị bỏ sau hai tháng. Hãy có một bảng Uỷ quyền với các cột: người uỷ quyền, người được uỷ quyền, từ ngày, đến ngày, phạm vi (loại phiếu, mức tiền tối đa). Khi phiếu tới cấp duyệt, hệ thống kiểm tra xem có uỷ quyền đang hiệu lực không, nếu có thì gửi cho người thay. Nhật ký vẫn phải ghi rõ "A duyệt thay B theo uỷ quyền" chứ không ghi gọn thành "A duyệt".
4. Từ chối phải kèm lý do, và phải quay lại được
Bắt buộc nhập lý do khi từ chối, không cho để trống. Sau khi bị từ chối, phiếu nên quay về trạng thái Nháp để người đề xuất sửa và gửi lại, thay vì phải tạo phiếu mới — như vậy toàn bộ lịch sử thương lượng nằm trên một phiếu. Nếu bạn đang chuẩn hoá nhiều quy trình cùng lúc, bài số hoá quy trình nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ có khung năm bước để làm việc này một cách có thứ tự.
Phần mềm phê duyệt online cần có gì? 6 tiêu chí tôi luôn kiểm tra
Khi chọn một phần mềm phê duyệt online, tôi không hỏi "có bao nhiêu tính năng" mà hỏi sáu câu rất cụ thể sau. Thiếu một trong sáu thứ này là sớm muộn quy trình cũng quay về giấy và Zalo.
- Duyệt được trọn vẹn trên điện thoại. Không chỉ xem được, mà phải phóng to đọc được ảnh hoá đơn, bấm duyệt bằng một tay, không bắt đăng nhập lại mỗi lần mở.
- Thông báo chủ động. Phiếu mới phải đẩy thông báo tới đúng người duyệt — qua push notification, email hoặc tin nhắn Zalo/Telegram. Và phải có nhắc lại nếu phiếu quá hạn chờ.
- Đính kèm chứng từ ngay trên app. Chụp ảnh hoá đơn bằng camera điện thoại là đủ; file đính kèm phải mở được trên cả máy tính lẫn điện thoại.
- Nhật ký không sửa được. Mỗi hành động ghi lại người thực hiện, thời điểm, trạng thái trước và sau. Người dùng thường không được quyền xoá dòng nhật ký.
- Phân quyền theo vai trò. Nhân viên chỉ thấy phiếu của mình, trưởng phòng thấy phiếu phòng mình, kế toán thấy phần tiền. Đây là chỗ Zalo và file Excel dùng chung thua rõ nhất.
- Báo cáo và xuất dữ liệu. Tối thiểu: phiếu đang chờ ai, thời gian duyệt trung bình, tổng tiền đã duyệt theo tháng và theo bộ phận. Và phải xuất được ra Excel/PDF khi cần đối chiếu hoặc in lưu hồ sơ.
Bắt đầu đơn giản: Google Form + Sheet, hay dùng phần mềm thật?
Nếu bạn chưa từng có quy trình duyệt điện tử, hãy thử một loại phiếu bằng Google Biểu mẫu trước. Cách làm trong một buổi chiều:
- Tạo form "Đề nghị thanh toán" với các trường: người đề nghị, bộ phận, nội dung chi, số tiền, ngày cần chi, ảnh chứng từ (bật câu hỏi tải tệp lên).
- Câu trả lời đổ về Google Sheet. Thêm thủ công hai cột:
Trang thaivàNguoi duyet. - Người duyệt mở Sheet trên điện thoại, gõ
Da duyethoặcTu choikèm cộtLy do. - Dùng công thức hoặc định dạng có điều kiện tô màu dòng chờ duyệt để không bỏ sót.
Cách này miễn phí và dạy bạn rất nhanh về việc thực sự cần những trường dữ liệu nào. Nhưng nó có trần rất thấp: không phân quyền được (ai mở Sheet cũng thấy hết và sửa được), không duyệt nhiều cấp tự động, không có nhật ký đáng tin, và gõ tay trạng thái trên điện thoại rất dễ sai chính tả.
| Cách làm | Phù hợp khi | Hạn chế chính |
|---|---|---|
| Giấy + Zalo | Dưới 10 người, ít phiếu, mọi người ngồi chung một chỗ | Mất dấu vết, phụ thuộc sếp có mặt, không báo cáo được |
| Google Form + Sheet | Thử nghiệm 1 loại phiếu, duyệt 1 cấp, ngân sách bằng 0 | Không phân quyền, không duyệt nhiều cấp, nhật ký yếu |
| App tự dựng (AppSheet, Apps Script, web app) | Quy trình đặc thù, muốn gắn với dữ liệu sẵn có trên Google Sheet | Cần người dựng và bảo trì; tính phí theo người dùng; phụ thuộc hệ sinh thái Google |
| Phần mềm đóng gói (Base, 1Office và tương tự) | Muốn dùng ngay, quy trình gần chuẩn thị trường, không muốn tự nuôi hệ thống | Khó bẻ theo quy trình riêng, trả phí dài hạn theo người dùng, dữ liệu nằm trên hệ thống nhà cung cấp |
Nói công bằng: nếu quy trình duyệt của bạn giống đa số thị trường và bạn không có ai trong công ty chịu trách nhiệm kỹ thuật, một phần mềm đóng gói sẵn thường là lựa chọn hợp lý hơn tự dựng — bạn mua sự yên tâm vận hành. Ngược lại, nếu luồng duyệt của bạn gắn chặt với dữ liệu riêng (duyệt mua hàng phải tra tồn kho, duyệt chi phải trừ vào ngân sách công trình), thì tự dựng trên AppSheet hay web app sẽ linh hoạt hơn hẳn. Giá và chính sách tính phí của các nền tảng thay đổi liên tục, nên bạn hãy xem bảng giá trên trang chính thức của từng bên tại thời điểm quyết định, đừng tin con số ai đó nhớ từ năm ngoái.
Tóm lại và việc nên làm trong tuần này
Ba ý cần nhớ: (1) giá trị của phần mềm phê duyệt online nằm ở nhật ký và phân quyền chứ không chỉ ở việc duyệt trên điện thoại; (2) thiết kế luồng — trạng thái, phân cấp theo mức tiền, uỷ quyền, từ chối có lý do — quan trọng hơn chọn công cụ; (3) bắt đầu bằng đúng một loại phiếu.
Việc cụ thể bạn có thể làm ngay: lấy một tờ giấy, viết ra ngưỡng tiền và cấp duyệt tương ứng đang áp dụng ở công ty bạn, rồi liệt kê tên người thay thế khi mỗi cấp đi vắng. Chỉ riêng bảng đó thôi đã là bản thiết kế để dựng app, và nó cũng cho bạn thấy ngay quy trình hiện tại đang hở chỗ nào. Đọc thêm bài giao việc cho nhân viên sao cho theo dõi được nếu bạn muốn luồng duyệt gắn liền với việc giao và nhắc việc sau đó.
Nếu bạn đã có bảng phân cấp duyệt và muốn ước tính công sức dựng thành app dùng thật, bạn có thể gửi quy trình đó qua trang tư vấn & báo giá để tôi xem giúp.
Câu hỏi thường gặp
›Duyệt đề xuất chi trên điện thoại được không?
Được. Nhân viên tạo phiếu đề nghị thanh toán kèm ảnh chứng từ, hệ thống đẩy thông báo tới người duyệt, sếp mở app trên điện thoại xem và bấm Duyệt hoặc Từ chối ở bất cứ đâu có mạng. Điều kiện là phần mềm phải cho phóng to đọc được ảnh hoá đơn và ghi lại nhật ký ai duyệt lúc nào, nếu không thì cũng chỉ ngang với duyệt qua chat.
›Duyệt online có giá trị pháp lý thay cho chữ ký tươi không?
Tuỳ loại chứng từ. Với phiếu nội bộ như đề nghị tạm ứng, nghỉ phép, mượn thiết bị thì nhật ký phê duyệt trong phần mềm là đủ để quản trị nội bộ. Với chứng từ kế toán và hợp đồng, bạn nên hỏi kế toán trưởng hoặc đơn vị kiểm toán của mình về yêu cầu lưu trữ và chữ ký số trước khi bỏ hẳn bản giấy.
›Sếp đi công tác dài ngày thì phiếu bị kẹt, xử lý thế nào?
Thiết kế sẵn cơ chế uỷ quyền có thời hạn: khai báo người được uỷ quyền, từ ngày đến ngày và mức tiền tối đa được duyệt thay. Khi phiếu tới cấp duyệt, hệ thống tự chuyển cho người thay và nhật ký ghi rõ là duyệt thay theo uỷ quyền. Nên có thêm nhắc tự động khi phiếu chờ quá số ngày quy định.
›Nên bắt đầu bằng Google Form hay mua phần mềm luôn?
Nếu bạn chưa từng có quy trình duyệt điện tử, hãy thử một loại phiếu bằng Google Form và Google Sheet trước để biết mình thực sự cần những trường dữ liệu nào. Khi phát sinh nhu cầu phân quyền, duyệt nhiều cấp theo mức tiền hoặc cần nhật ký đáng tin thì mới chuyển sang app tự dựng hay phần mềm đóng gói.
›Một phần mềm phê duyệt online tối thiểu phải có những gì?
Sáu thứ: duyệt trọn vẹn trên điện thoại, thông báo chủ động tới đúng người duyệt, đính kèm ảnh chứng từ, nhật ký không sửa được, phân quyền theo vai trò, và báo cáo xuất được ra Excel hoặc PDF. Thiếu nhật ký và phân quyền thì hệ thống không hơn một nhóm chat là bao.
Tác giả
Chuyên gia chuyển đổi số · Đại diện 5F Edu
Hơn 8 năm triển khai và tư vấn chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ: chuẩn hoá quy trình, xây phần mềm quản lý bằng AppSheet và web app, tự động hoá bằng N8N. Người làm kênh YouTube Nghiện AppSheet.
